1. FormEL - Data Management sur Excel : Appel de la fonction

Afin de vous assurer d'avoir une base de données sans erreur, la seule méthode fiable consiste à disposer de 2 exemplaires de cette base de données, remplis par 2 opérateurs différents, et de les comparer. Des erreurs sont toujours possible (voire fréquentes) de la part de l'un ou l'autre des opérateurs; il est très rare qu'ils commettent tous 2 la même erreur sur le même champ du même enregistrement.

FormEL vous offre la possibilité de confronter le contenu de 2 exemplaires d'une même base de données afin de repérer les différences éventuelles entre les 2, et d'y apporter la correction qui s'impose afin de disposer d'une base de données sans erreur.

2. FormEL - Data Management sur Excel : Etape N°1 (facultative) - Import du second exemplaire de votre base de données

Si les 2 bases de données ne sont pas sur le même classeur Excel (ce qui est probable puisque vous aurez certainement demandé à 2 personnes, travaillant sur 2 ordinateurs différents, de s'occuper de cette tâche), vous devrez tout d'abord rapatrier les 2 fichers Excel concernés sur l'un des 2 ordinateurs, puis de procéder à l'import d'un des 2 exemplaires de la base sur le fichier contenant l'autre exemplaire. Au final, vous devrez disposer des 2 exemplaires de votre base sur le même fichier Excel. Pour cela cliquez sur ce bouton de la barre d'outils FormEL :

La boîte de dialogue qui apparaît vous permet de sélectionner l'emplacement du fichier Excel contenant l'autre exemplaire de votre base de données, choisissez le et cliquez sur le bouton "Ouvrir" :

Nota bene : si le fichier Excel en question est déjà ouvert sur votre ordinateur, cliquez simplement sur bouton "Fermer".

La boîte de dialogue suivante vous permet de choisir, parmi le fichier Excel sélectionné (liste déroulante du haut), la feuille contenant le second exemplaire de votre base de données (liste du bas) :

Choisissez, dans la liste du bas, la feuille qui contient le second exemplaire de votre base de données puis cliquez sur "Importer". Cette feuille vient s'insérer parmi celles de votre premier fichier Excel.

Vous pouvez opter pour une comparaison générale (totalité des 2 feuilles) ou partielle (uniquement une plage de cellule sélectionnée par vos soins avec le curseur de la souris). Cliquez sur le bouton "Comparer" pour lancer cette procédure.

Une nouvelle boîte de dialogue vous demande de préciser la façon dont FormEL peut pratiquer les comparaisons :

Deux options sont possibles :

• les enregistrements ont été saisis dans le même ordre par les 2 opérateurs différents, la comparaison pourra se faire ligne à ligne,
• vous disposez parmi vos items d'une clé d'identification qui permet d'identifier exactement chaque enregistrement de votre base, cette clé doit être unique pour chaque enregistrement (pas de doublon autorisé). Dans ce cas, vous devez préciser dans la liste du bas (qui ne devient active que si vous avez coché la seconde option), quel est l'item qui contient cette clé d'identification.

Après avoir validé votre choix en cliquant sur "OK", un message vous signale si FormEL a repéré ou non des différences entre les 2 bases et vous invite, le cas échéant, à les visualiser. Cliquez sur "OK" pour ce faire :

Une nouvelle boîte de dialogue vous affiche la liste des différences observées et localise l'emplacement de chaque erreur au sein de la base de données, ainsi que l'item concerné :

Les différences sont affichées dans les 2 zones de texte en haut de la boîte de dialogue. Vous pouvez y apporter directement votre correction avec le clavier, ou si l'un des 2 champs est correct vous pouvez le recopier dans l'autre champ en cliquant sur l'une des 2 flèches situées entre les 2 zones de texte.

Les items où des erreurs ont été repérées par FormEL sont mises en perspective au sein des autres items du même enregistrement dans la liste du bas.

Lorsque vous avez apporté une modification sur l'une des 2 zones de texte, 2 boutons deviennent actifs :

• l'un (à droite - "Annuler la correction") permet d'annuler la modification effectuée, et donc de revenir à l'état initial,
• l'autre (à gauche - "Valider la correction") sur lequel vous devez cliquer pour conserver la correction apportée, en mémoire temporaire :

Une fois la modification validée, les boutons redeviennent inactifs et un label vert vous signale que cette différence a bien été corrigé :

Passez ensuite à la différence suivante grâce à l'ascenseur horizontal, jusqu'au terme de votre procédure de correction.

Nota bene : A ce stade, les corrections ne sont conservées que dans une mémoire temporaire. Vous devez impérativement valider la totalité de vos corrections afin de modifier physiquement le contenu de vos bases de données, en cliquant sur le bouton "Enregistrer les corrections". A défaut, si vous cliquez sur "Fermer", un message d'alerte vous signalera que vous êtes sur le point de perdre vos corrections :

Dans cette situation, cliquez sur "Non" pour revenir sur la boîte de dialogue des corrections et cliquez sur le bouton "Enregistrez les corrections". Remarquez bien que, en cas d'erreur dans la procédure de correction, la non validation de ces corrections vous permet de revenir à l'état initial de vos 2 bases de données. Aucune modification ne leur sera ainsi apportée.

Lorsque vous validez les corrections effectuées, un message vous informe sur les statistiques des corrections :

Cliquez sur "OK" pour fermer ce message, vous retrouvez l'affichage de votre boîte de dialogue avec la mise en relief des items corrigés par vos soins grâce à un surlignage jaune, agrémenté d'un commentaire qui vous rappelle la date de la correction, et le nom de l'opérateur qui l'a réalisée :